Spisu treści:
Stowarzyszenie właścicieli domów (HOA) jest organizacją odpowiedzialną za ogólne utrzymanie i utrzymanie wspólnych obszarów w dzielnicy mieszkalnej. HOA może być prowadzona przez firmę zarządzającą lub dewelopera, ale zazwyczaj jest przekazywana mieszkańcom po zakończeniu prac rozwojowych. HOA jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych, które dokładnie odzwierciedlają zebrane należności, jakie rodzaje wydatków są ponoszone, pokazują salda rezerw na specjalne projekty i różne inne pozycje. Podstawowy system księgowy może być wdrożony bez większych trudności.
Krok
Kup oprogramowanie księgowe dostosowane do HOA, jeśli nie posiadasz jeszcze oprogramowania. Nie musisz używać specjalnego oprogramowania HOA, jeśli posiadasz już inne oprogramowanie księgowe. Condo Manager i TOPS to dostawcy oprogramowania, którzy specjalizują się w potrzebach księgowych HOA, podczas gdy Quickbooks to ogólne oprogramowanie finansowe, które można wykorzystać do spełnienia podstawowych wymogów księgowych HOA. Wypełnij samouczek i przeczytaj podręczniki dostarczone z zakupionym oprogramowaniem, aby dowiedzieć się, jak skonfigurować HOA w systemie.
Krok
Upewnij się, że dobrze rozumiesz wymagania księgowe HOA. California Association of Homeowner's Associations jest dobrym źródłem informacji na temat podstawowych wymagań HOA.
Krok
Przed rozpoczęciem wprowadzania spójnej konwencji nazewnictwa dla numerów kont. Na przykład możesz zdecydować, że wszystkie konta aktywów zaczną się od numeru „1”, rachunków zobowiązań „2”, „rachunków przychodowych” 3, „rachunków wydatków” 4 i rachunków kapitałowych „5”.
Krok
Utwórz konta, których będziesz używać w systemie oprogramowania. Podstawowe konta aktywów, których będziesz potrzebował, to gotówka, czek, należności, odroczone koszty i środki trwałe. W przypadku kont odpowiedzialności będziesz potrzebować Rozrachunków z dostawcami, Odroczonych przychodów i Pożyczek. Rachunki przychodów będą zawierać przychody i przychody z odsetek. Rachunkami dla większości wydatków będą media, ubezpieczenia, konserwacja, powiernictwo, odsetki, opłaty, podatki i wydatki rezerwowe. Wreszcie, zatrzymane zyski i rezerwy będą obejmować konta kapitałowe. Każda HOA ma specyficzne potrzeby, ale ta lista kont stanowi solidną podstawę do rozpoczęcia zawierania transakcji i może być zrealizowana przy użyciu dowolnego oprogramowania HOA lub ogólnego oprogramowania do rachunkowości finansowej.
Krok
Dokonaj wpisu bilansu otwarcia w nowym systemie oprogramowania. Ten wpis jest wprowadzany przed wprowadzeniem codziennych, standardowych wpisów. Ten wpis nie powinien zawierać żadnych rachunków przychodów lub wydatków. Na przykład, jeśli HOA ma 1000 dolarów w banku z poprzednich należności od właściciela domu, wpis będzie po prostu obciążeniem czekiem za 1000 dolarów i kredytem zatrzymanych zysków za 1000 dolarów. W tym momencie masz bilans otwarcia i jesteś gotowy, aby kontynuować rejestrowanie codziennej aktywności.
Krok
Wprowadź swoje numery budżetu dla każdego konta przychodów i wydatków. Metoda ustalania numerów budżetu zależy od używanego oprogramowania. Budżetowanie zazwyczaj wymaga ustanowienia oddzielnej księgi od tej, której używasz do rejestrowania codziennej aktywności HOA. Przeczytaj odpowiednią sekcję podręcznika oprogramowania, aby poznać specyfikę tworzenia budżetów w systemie oprogramowania.
Krok
Dowiedz się, jak uruchamiać podstawowe raporty dostarczane z oprogramowaniem. Najbardziej podstawowe raporty to bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie przepływów pieniężnych oraz budżet a rzeczywiste. Powinny być dostarczane z każdym używanym oprogramowaniem finansowym.