Spisu treści:
Celem programu spotkania jest zapewnienie, że uczestnicy mają pomysł, dokąd zmierza dyskusja. Zapewnia także ramy czasowe, aby wszyscy zaangażowani wiedzieli, kiedy spotkanie się zakończy. Utwórz szablon agendy szybkiego spotkania we właściwym formacie, aby wszystko, co musisz zrobić, było zaktualizowane dla każdej sesji.
Format listy
Podczas pisania agendy spotkania należy ją sformatować na liście numerycznej i alfabetycznej w kolejności zdarzeń. Standardowy format ma słowo „Agenda” u góry strony. W obszarze „agenda” wpisz nazwę firmy, datę i godzinę spotkania. Każdy główny punkt porządku obrad jest poprzedzony cyfrą lub cyfrą rzymską w następujący sposób: „I. Wprowadzenie, II. Korespondencja”. W każdej kategorii głównej dodaj bardziej szczegółowe opisy poprzedzone literą w porządku alfabetycznym. Oto przykład: „a. Wprowadzenie ogólne, b. Wprowadzenie nowych członków”. Kontynuuj tę sekwencję dla wszystkich elementów programu i opisów.
Zarys
Podstawowy zarys programu spotkania to, po pierwsze, wprowadzenie, a następnie protokoły z poprzedniego spotkania (recital i zatwierdzenie), raporty, nowy biznes, elementy dyskusji (w kolejności ważności) i zamknięcie. Jest to podstawowa wskazówka dla programu - oczywiście możesz dodawać własne elementy w wybranej przez siebie kolejności.
Szacunki czasu
Powinieneś również podać szacunki czasowe dla każdego elementu w porządku obrad. Używaj bloków czasowych w minutach lub godzinach, używając realistycznych szacunków. Parlamentarzysta spotkania (zwykle sekretarz lub kierownik) może następnie użyć tych wytycznych, aby utrzymać spotkanie na właściwej drodze. Na przykład możesz dodać „3 minuty” obok pozycji wprowadzającej i „15 minut” pod każdą pozycją do dyskusji.
Obowiązki
Oprócz szacunków czasu spotkania, należy także podać nazwisko osoby odpowiedzialnej za prowadzenie każdej dyskusji. Jeśli ty lub menedżer jesteś jedyną osobą, która planuje przeprowadzić spotkanie, nie jest to konieczne. Ale jeśli masz różnych członków zespołu przypisanych do każdego zadania w porządku obrad, dołącz imiona. Na przykład, jeśli sekretarka wydaje protokół, umieść jej imię obok tego elementu na liście.