Spisu treści:
Porządkowanie dokumentów nie tylko pozwoli na przechowywanie ważnych plików, ale także zapewni ich ochronę, jeśli zostaną prawidłowo zapisane. Nikt nie lubi przeszukiwać dokumentów, rzucać papierem, bo nie można znaleźć tego ważnego wyciągu bankowego. Po zorganizowaniu i złożeniu dokumentów znalezienie ważnych plików jest szybkie i łatwe.
Krok
Oblicz liczbę potrzebnych folderów plików, segregatorów i zakładek. Zależy to od tego, ile masz różnych kategorii archiwizacji. Najlepiej jest kupić te materiały po utworzeniu kategorii archiwizacji, aby dokładnie wiedzieć, ile folderów potrzebujesz.
Krok
Wyznacz powierzchnię lub duży stół, aby utworzyć stosy wszystkich dokumentów. Organizowanie dokumentów jest procesem, dlatego też chcesz wyznaczyć obszar, w którym możesz tworzyć stosy posortowanych dokumentów i pozostawić je posortowane, jeśli nie skończysz od razu. W zależności od ilości posiadanych dokumentów może to zająć cały weekend lub jeszcze lepiej, poświęcić co najmniej 10–30 minut dziennie na organizowanie i składanie dokumentów.
Krok
Uporządkuj swoje dokumenty w stosy podzielone na kategorie nazw. Na przykład rachunki za wodę w jednym stosie i wyciągi bankowe w innym (oddzielne stosy dla każdego banku).
Krok
Zrób listę różnych nazwanych kategorii (firm lub nazw dokumentów), które masz po umieszczeniu wszystkich dokumentów w osobnych stosach. Na przykład: Bank of America, Water Bill, Car Loan, State Farm Insurance, AAA, pożyczki studenckie itp. Alfabetycznie listę. Jeśli wszystkie dokumenty są przechowywane w szafce na dokumenty w porządku alfabetycznym, ułatwi to znalezienie dokumentów.
Krok
Wpisz nazwy wszystkich kategorii na karcie folderu plików lub na oddzielnym papierze z kartami oddzielonymi, a następnie włóż do karty folderu wiszących plików.
Krok
Umieść wszystkie foldery plików w szafce na dokumenty w kolejności alfabetycznej. Zacznij odkładać stosy dokumentów. Podczas tworzenia dokumentów w odpowiednich folderach porządkuj dokumenty w porządku chronologicznym, z najnowszymi na górze. Sprawdź przepisy stanowe i federalne, aby dowiedzieć się, jak długo należy przechowywać niektóre ważne dokumenty. Niektóre dokumenty, takie jak składki IRA, muszą być przechowywane na stałe.
Krok
Przechowuj kopie zapasowe ważnych dokumentów - lub jeśli chcesz mieć pod ręką dokumenty z roku (na przykład dla celów podatkowych) - tworząc segregatory w celu przesłania kopii twoich dokumentów. W zależności od ilości dokumentów mieć, oddzielić dokumenty na kategorie, takie jak dokumenty bankowe, rachunki i inwestycje. Nie zapomnij oznaczyć dzielników kart, aby wszystko w segregatorze było łatwo dostępne. Umieść listę kategorii z zakładkami z przodu segregatora. Możesz również skanować wszystkie ważne dokumenty i przechowywać kopie elektroniczne jako kopię zapasową.