Co obejmuje zwrot kosztów za przebieg?

Pracodawcy, którzy proszą pracowników o korzystanie z własnych samochodów do pracy, zwracają zwrot kosztów. Powód jest prosty. Pracodawcy mogą lepiej rekrutować i zatrzymywać wysokiej jakości pracowników, rekompensując im koszty prowadzenia pojazdów w pracy. Zwrot kosztów obejmuje koszty związane z eksploatacją pojazdów silnikowych, takich jak samochody osobowe, dostawcze i SUV-y.

Zwrot kosztów obejmuje tylko wydatki poniesione na zlecenie. Kredyt: Brian Jackson / iStock / Getty Images

Stawki standardowe IRS

Co roku Internal Revenue Service ustala standardową stawkę za korzystanie z pojazdów w celach służbowych. Na przykład w 2015 r. Stawka wynosiła 57,5 ​​centa za milę. Stawka zwrotu jest wykorzystywana do obliczenia odpisu podatkowego, gdy podróże związane z pracą nie są zwracane. Standardowa stawka biznesowa obejmuje koszty eksploatacji przeciętnego pojazdu, w tym benzyny, konserwacji i napraw, ubezpieczenia i amortyzacji.

Odpisy na przejęcia poza przedsiębiorstwem

Niektóre zwroty dotyczą jazdy poza przedsiębiorstwem, ale nadal kwalifikują się do ulgi podatkowej. Od 2015 r. Podróż z powodów związanych z przeprowadzką lub opieką medyczną może zostać odliczona lub zwrócona w wysokości 23 centów za milę. Stawka za prowadzenie pojazdu podczas prowadzenia działalności charytatywnej jest ustawowo ustalona na 14 centów za milę.

Dopuszczalny przebieg

HR Hero twierdzi, że należy spełnić trzy kryteria zwrotu kosztów, aby zakwalifikować się jako wydatek biznesowy. Po pierwsze, zwrot może być wypłacany tylko za podróż bezpośrednio związaną z pracą. Dojazdy między domem a normalnym miejscem pracy nie są kwalifikowanymi podróżami. Po drugie, pracownicy muszą dokumentować prowadzenie pojazdu w pracy. Wreszcie pracownik musi zwrócić wszelkie nadpłacone kwoty zwrotu. Pracodawcy nie uwzględniają zwrotu kosztów kwalifikowanego przebiegu, więc jest on całkowicie wolny od podatku dla pracownika. Pracodawca może zapisać tę kwotę jako wydatek biznesowy.

Prowadzenie dokumentacji w celu zwrotu kosztów

Pracownicy zazwyczaj przechowują dziennik przebiegu w celu udokumentowania jazdy związanej z pracą. Zaczyna się od pierwszego dnia roku, w którym samochód jest używany do celów biznesowych, a kończy na odczycie licznika kilometrów w ostatnim dniu. Każdy wpis musi określać datę, przyczynę biznesową przebiegu i miejsce, w którym jedziesz. Odczyty początkowego i końcowego licznika kilometrów muszą być rejestrowane. Pracodawcy wykorzystują te informacje do obliczania zwrotu kosztów poprzez pomnożenie mil przez standardową stawkę IRS.

Opcja kosztów rzeczywistych

Pracodawcy na ogół nie wykorzystują rzeczywistych wydatków na pojazdy ze względu na wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji. Pracownicy mogą jednak korzystać z faktycznych wydatków, jeśli przekraczają kwotę zwrotu. Aby korzystać z rzeczywistych kosztów, pracownik musi prowadzić dziennik przebiegu i zapisy płatności ubezpieczeniowych, zakupów benzyny, napraw i wszystkich innych wydatków na pojazdy. Gdy pracownik zatrudni rzeczywiste wydatki, nie może ponownie użyć standardowej stawki, jeśli żądana jest przyspieszona amortyzacja. Można ubiegać się jedynie o wydatki proporcjonalne do wykorzystania biznesowego pojazdu. Na przykład, jeśli 25 procent przejechanych kilometrów w ciągu roku ma związek z pracą, 25 procent rzeczywistych wydatków na pojazdy może zostać odpisane.