Spisu treści:
Jeśli nie otrzymasz usługi, której chcesz lub oczekujesz od firmy, może być konieczne złożenie skargi dotyczącej obsługi klienta. Czasami jest to jedyny sposób na rozwiązanie problemu. Jeśli bezskutecznie rozmawiałeś z przedstawicielami firmy, kasjerami, korespondentami i przełożonymi, złożenie formalnej skargi może sprawić, że Twój problem zostanie szybko naprawiony. Kiedy będziesz gotowy do złożenia skargi, będziesz musiał zebrać pewne informacje i postępować zgodnie z odpowiednimi krokami i procedurami. Różne firmy mają różne procedury składania skarg.
Krok
Zadzwoń do firmy, w której składasz skargę, i poproś o procedurę składania skargi dotyczącej obsługi klienta. Niektóre firmy zezwalają na złożenie skargi online, a inne firmy chcą, abyś złożył skargę na piśmie. Postępuj zgodnie z ich instrukcjami do listu. Jeśli skarga dotycząca obsługi klienta musi zostać napisana, należy uzyskać poprawny adres dla działu, w którym powinien się znaleźć. Dowiedz się, czy Twój list powinien być skierowany do każdego konkretnego lub tylko działu.
Krok
Zbierz wszystkie swoje informacje. Możesz potrzebować nazwiska osoby, z którą rozmawiałeś, jeśli był on przyczyną Twojej skargi. Uzyskaj nazwiska wszystkich osób, z którymi rozmawiałeś, w tym przełożonych. Zapisz nazwę działu oraz numer telefonu działu. Jeśli znasz daty i godziny, w których rozmawiałeś z osobami, umieść je w swoim dokumencie. Czasami możesz spędzić kilka dni na rozmowie z różnymi osobami, które próbują rozwiązać problem. Zapisz wszystkie inne szczegóły, które możesz pomyśleć na temat skargi dotyczącej obsługi klienta.
Krok
Napisz swój list. Podczas pisania listu upewnij się, że nie pomijasz żadnych informacji. Zapisz kolejność, w jakiej się wydarzyło, i kolejność, w jakiej rozmawiałeś z określonymi osobami. Musisz również szczegółowo wyjaśnić, na czym polega Twoja skarga. Podaj jak najwięcej szczegółów. Dołącz kroki podjęte w celu rozwiązania problemu. Wyjaśnij, dlaczego firma powinna podjąć niezbędne kroki, aby poprawić swoją sytuację. Poinformuj firmę, że spodziewasz się usłyszeć od nich w najbliższej przyszłości.
Krok
Wyślij swój list. Dołącz do swojego listu wszelkie kserokopie wszelkich dokumentów, które pomogą w twojej sprawie. Zachowaj kopię listu do swoich akt. Firma powinna wrócić z Tobą w rozsądnym czasie. Odczekaj 10–15 dni na odpowiedź. Możesz wysłać kopię swojego listu do wszystkich, z którymi rozmawiałeś lub przynajmniej do przełożonego w odpowiednim dziale.
Krok
Skontaktuj się z odpowiednią agencją. Jeśli okaże się, że nie możesz rozwiązać swojego problemu, może być konieczne skontaktowanie się z Federalną Komisją Handlu (FTC), Biurem Better Business, agencją raportowania kredytowego lub nawet biurem prokuratora generalnego. Będą mieli również własne procedury rejestracji skarg.