Spisu treści:
Zastanawiasz się, jak długo przechowywać dokumenty? Najpierw określ, czym jest dokument. Na przykład, jeśli dokument zawiera informacje pieniężne, takie jak odcinki wypłat lub wyciągi z pożyczek, zostaną one sklasyfikowane w dokumentach finansowych. Większość dokumentów finansowych jest przechowywana przez cały rok i przechowywana przez wiele lat w celu późniejszej kontroli finansowej, jeśli to konieczne. Inne kategorie obejmują identyfikację, umowne, edukacyjne i osobiste.
Dokumenty finansowe
Przechowuj dochody i wydatki, rachunki i inne dokumenty finansowe, takie jak miesięczne wyciągi bankowe, przez okres do jednego roku. Jednak archiwizując dokumenty finansowe dla celów podatkowych, należy przechowywać dokumenty biznesowe i osobiste dokumenty finansowe, takie jak paragony, przez okres do 10 lat w przypadku uzyskania audytu.
Dokumenty identyfikacyjne
Dokument identyfikacyjny jest dowodem wieku osoby i podanego imienia, na przykład aktu urodzenia lub prawa jazdy. Dokumenty te powinny być przechowywane do końca życia, na żądanie władz prawnych. Wydane przez państwo prawo jazdy nie będące kierowcą jest również formą udokumentowanej identyfikacji, która musi zostać odnowiona po wygaśnięciu, podobnie jak prawo jazdy.
Dokumenty umowne
Dokumenty umowne to wszelkie pisemne umowy między osobą fizyczną a stroną trzecią dotyczące wymiany lub sprzedaży towarów lub usług. Te towary lub usługi mogą być domem lub samochodem, które obejmowałyby wszelkie umowy najmu lub akty własności lub gwarancje na zakupione nieruchomości. W każdym przypadku dokument umowny ma wyznaczony termin zapadalności lub zakończenia dokumentu, który może być również datą wyznaczoną do odrzucenia dokumentu.
Rekordy edukacyjne
Przechowywanie ocenionych prac badawczych itp. W pudełku na buty lub folderze składanym może być korzystne do późniejszego wykorzystania podczas archiwizacji dokumentów edukacyjnych w semestrze. Dzięki zarchiwizowanej pracy semestru student może przejrzeć swoją wcześniejszą pracę w połowie lub w końcowej fazie, a także w razie potrzeby rozstrzygnąć końcowe oceny.
W przypadku innych dokumentów edukacyjnych, takich jak weksle lub wyciągi z pożyczek studenckich, spróbuj zarchiwizować te dokumenty w kategorii finansowej. To pomoże ci być na bieżąco z zobowiązaniami finansowymi.
Rekordy osobiste
Dane osobowe to dokumenty takie jak akt małżeństwa, dyplom ukończenia studiów wyższych i dokumentacja medyczna, które są wrażliwymi elementami o znacznej wartości. Przedmioty te należy zawsze przechowywać w bezpiecznym miejscu lub odłożyć, ponieważ przedmioty te nie są zazwyczaj prezentowane publicznie. Certyfikat lub stopień można oprawić i zamontować, aby zachować go i wyświetlać prywatnie w domu lub w biurze.