Spisu treści:
Być może twoja organizacja chce opracować program budowania zespołu lub roczny program charytatywny. Niezależnie od wydarzenia, takie działania kosztują pieniądze. Podstawową kwestią, czy program może przejść od przybliżonej propozycji do rzeczywistej, jest koszt. Aby oszacować koszty, firmy opracowują budżet programu.
Identyfikacja
Format budżetu różni się w zależności od firmy, ale standardowe budżety zawierają pisemny raport opisujący i uzasadniający koszty. Budżet zawiera również arkusz kalkulacyjny, w którym podkreślono ilościowe aspekty budżetu, przede wszystkim koszty. Takie wydatki obejmują koszty stałe i zmienne. Robert Carbaugh wyjaśnia w książce „Współczesna ekonomia”, w jaki sposób koszty stałe odnoszą się do ponoszonych z góry kosztów, niezależnie od ilości lub wielkości produkcji. Przykłady obejmują wynagrodzenie administracyjne, opłaty za wynajem lub miejsce i urządzenia. Z drugiej strony koszty zmienne dostosowują się na podstawie produkcji lub wykorzystania; materiały i nakłady to rodzaje kosztów zmiennych. Obliczanie całkowitej wartości tych wydatków daje całkowity koszt programu.
funkcje
Cechy budżetu programu obejmują pisemny przegląd sposobu alokacji kosztów, możliwych przyczyn wahań oczekiwanych kosztów oraz sposobu pokrycia wydatków. Przegląd raportów uzasadnia każdy z wymienionych zakupów i czasami oferuje rozwiązania zmniejszające koszty projektu. W niektórych przypadkach cechą budżetu programu jest wyszczególnienie sposobów pokrycia wydatków, w tym pozyskiwania funduszy lub przekazywania zasobów z jednej części organizacji do projektu.
John Mutz, autor „Fundraising for Dummies”, wyjaśnia, w jaki sposób budżety programów powinny odzwierciedlać sposób, w jaki firma zaplanowała koszty. Oczekiwana część budżetu określona w arkuszu kalkulacyjnym przedstawia elementy niezbędne do realizacji programu. Arkusz kalkulacyjny wskazuje również całkowity koszt, który zwykle jest odsyłaczowy w całym raporcie.
Znaczenie
Budżet programu pomaga firmom zrozumieć i zaktualizować koszty. W niektórych przypadkach obliczanie kosztów może wskazywać, że firma nie może sobie pozwolić na dany program; w takim przypadku firma oszczędza cenne zasoby, nie opracowując programu, na który nie może sobie pozwolić. Lub budżet pokazuje, w jaki sposób firma może zmienić swoje pierwotne plany na bardziej opłacalne. Niektóre firmy wykorzystują budżet programu jako propozycję: w tych przypadkach firmy przyjmujące oferty od różnych firm mogą przeglądać najbardziej skuteczny i niedrogi wybór oferowany przez dostawców. Budżet powoduje również poczucie odpowiedzialności wobec osób odpowiedzialnych za zakupy w ramach projektu. Kierownictwo może wykorzystać informacje przedstawione w budżecie do stworzenia wytycznych i oczekiwań dotyczących kosztów.
Ostrzeżenie
Przed kosztami aukcji analitycy budżetowi powinni zbierać informacje o cenach z wielu źródeł. Firma powinna ustalić, który produkt ma zostać zakupiony dla programu tylko po konsultacji z wieloma cenami. W tym momencie firma powinna zobowiązać się do zakupu produktu lub korzystania z usługi. Użycie zwykłych szacunków powoduje, że budżety są niewiarygodne i bezpodstawne.