Nic nie rujnuje produktywności na dzień szybciej niż spotkanie. Nawet najbardziej niezbędne odprawy mogą przerodzić się w paraliżujące slogany. Nie musi tak być - i mamy dane, aby to udowodnić.
Naukowcy z Nebraski i Południowej Karoliny właśnie opublikowali badanie, które przeczesuje prawie 200 innych badań naukowych podczas spotkań w miejscu pracy. Szukali najbardziej pomocnych sposobów organizowania spotkań przed, w trakcie i po ich zakończeniu. Każdy, kto kiedykolwiek był sfrustrowany niekończącym się raportem o stanie, prawdopodobnie dopinguje swoje ostateczne wnioski.
„Liderzy mogą być bardziej zorganizowani, zacząć na czas i zachęcać do bezpiecznego środowiska udostępniania” - powiedział współautor Joseph Allen w komunikacie prasowym. „Uczestnicy mogą przyjść przygotowani, być punktualni i uczestniczyć”.
Nie jest rzeczą drobną, aby spotkania były lepsze dla wszystkich zaangażowanych. Jedno z badań wykazało, że regularni pracownicy spędzają około sześciu godzin tygodniowo na spotkaniach, podczas gdy menedżerowie mogą utknąć ze średnią 23 godzin tygodniowo. Żadna z rad naukowców nie jest radykalna ani trudna; to po prostu szanuje czas wszystkich.
Przed spotkaniem: Oceniaj bieżące potrzeby, rozpowszechniaj program i zapraszaj odpowiednie osoby.
Podczas spotkania: Zachęcaj do wkładu, zostawiaj miejsce na humor, przekieruj narzekanie i skupiaj się na dyskusjach.
Po spotkaniu: Dziel się minutami, szukaj opinii i patrz w przyszłość.
Przeczytaj więcej, aby uzyskać bardziej szczegółowe wyjaśnienie każdego pomysłu ulepszenia. A jeśli chcesz przeprowadzić diagnostykę własnych spotkań, zespół badawczy sugeruje nagrywanie jednego z nich, zarówno wideo, jak i audio. To może być niewygodne, ale nie gorsze niż jedno z bardziej przerażających spotkań.