Czy zwrot kosztów jest opodatkowany?

Większość pracodawców zwraca koszty przebiegu w ramach planu odpowiedzialności, aby pracownicy nie podlegali opodatkowaniu z tytułu zwrotu kosztów. Jeśli jednak pracodawca nie ma planu rozliczania, wszelkie zwroty będą uważane za płace podlegające opodatkowaniu. W takim przypadku pracownicy mogą odliczyć wydatek za pomocą Formularza 2106. Niezależni kontrahenci, którzy otrzymują zwrot kosztów, powinni jasno określić koszt dla klientów, tak aby nie był uwzględniany w podlegającej opodatkowaniu rekompensacie.

W pracy jeździ bizneswoman. Kredyt: Plush Studios / Bill Reitzel / Blend Images / Getty Images

Plany odpowiedzialności

Twój zwrot kosztów nie podlega opodatkowaniu, o ile został ci przekazany przez pracodawcę z planem rozliczalności. Plan rozliczeniowy to taki, w którym pracodawca sprawdza, czy wszystkie wydatki zostały poniesione na działalność gospodarczą i prowadzi dokumentację wydatków. Jeśli Twój pracodawca ma plan rozliczania, wszystkie zwroty kosztów zostaną wyłączone z płatności i nie będą wymienione na formularzu W-2. Jeśli Twój pracodawca nie ma planu odpowiedzialności, zwrot kosztów zostanie wymieniony wraz z innymi zarobkami w polu 1 formularza W-2.

Niezapłacone wydatki pracowników

Jeśli Twój pracodawca nie ma planu odpowiedzialności, masz możliwość odpisania kosztów. Ponieważ wszelkie pieniądze za przebieg zostały zgłoszone jako płace, oznacza to, że nie otrzymałeś zwrotu kosztów za przebieg. Pracownicy, którzy nie otrzymają zwrotu kosztów, mogą wymienić je jako wyszczególnione potrącenia na formularzu 2106. Odliczenie to różnica między wydatkiem, który został poniesiony, a tym, co otrzymałeś. Różne wydatki, takie jak koszty działalności pracowniczej, podlegają odliczeniu dopiero po przekroczeniu 2 procent skorygowanego dochodu brutto.

Obliczanie wydatków na milę

Jeśli musisz zgłosić przebieg jako nieopłacony wydatek pracownika, masz dwie możliwości obliczenia tego. Pierwsza opcja polega na obliczeniu rzeczywistych wydatków. Oznacza to, że będziesz musiał obliczyć ilość gazu, ubezpieczenie, opłaty rejestracyjne, konserwację samochodu i amortyzację, które poniesiesz w celach biznesowych. Może to być szczegółowy proces, więc IRS pozwala podatnikom na przyjęcie standardowej stawki milowej zamiast potrącania rzeczywistych wydatków. W 2014 r. IRS zezwala podatnikom na odliczenie 56 centów za milę w ramach działalności gospodarczej.

Zwroty na rzecz niezależnych wykonawców

Niezależni kontrahenci mogą otrzymać zwrot kosztów od klientów, gdy podróżują w celu wykonania zlecenia. Jeśli twój klient odnotuje tę płatność jako zwrot kosztów, nie pojawi się on jako rekompensata w rocznym formularzu 1099-MISC. Jeśli jednak nie określisz wyraźnie tej opłaty jako wydatku, klient może przypadkowo zarezerwować ją jako część wynagrodzenia, a zapłacisz od niej podatki. Aby uniknąć takiej sytuacji, przechowuj zapisy dotyczące rozliczeń z klientami i skontaktuj się ze swoim klientem, jeśli zauważysz jakiekolwiek rozbieżności w swoim 1099.