Spisu treści:
Jeśli masz pracę wymagającą podróży, niezależnie od tego, czy znajduje się ona w Twoim mieście, stanie lub jest poza krajem lub krajem, Twoja firma wybiera metodę rozliczalności i zwrotu kosztów. Niektóre firmy zwracają rzeczywiste wydatki, podczas gdy inne zapewniają stypendium podróżne. Jeśli otrzymasz stypendium podróżne, twoje osobiste zobowiązanie podatkowe zależy od tego, czy Twój pracodawca ma rozliczalny czy nieściągalny plan. Zwrot kosztów rzeczywistych nie podlega opodatkowaniu.
Metody zwrotu kosztów podróży
Jeśli musisz podróżować, a podróż ta jest uznawana za związaną z pracą, istnieje kilka sposobów, w jakie Twoja firma może sobie poradzić ze zwrotem kosztów. Możesz otrzymać stypendium podróżne przed wyjazdem, możesz pokryć swoje wydatki i otrzymać zwrot kosztów lub otrzymać stypendium podróżne, które wymaga udokumentowania wydatków i zwrotu niewykorzystanej części stypendium pracodawcy. Twoja firma może zdecydować się na dostarczenie tych środków w ramach planu rozliczalnego lub planu nie podlegającego rozliczeniu lub może rozliczyć część wydatków według stawki dziennej.
Plan odpowiedzialności
Jeśli Twój pracodawca korzysta z planu rozliczania, wydatki biznesowe poniesione w związku z Twoją stypendią podróżną nie podlegają opodatkowaniu jako dochód, ani nie podlegają podatkom FICA. Plan odpowiedzialności musi spełniać pewne wymagania IRS. Wydatki muszą być związane z biznesem i w innym przypadku podlegałyby odliczeniu przez Ciebie jako wydatek biznesowy. Twój pracodawca musi wymagać udokumentowania wydatków, podając datę, godzinę, miejsce, kwotę i cel biznesowy wydatku w rozsądnym terminie - zazwyczaj w ciągu 60 dni.
Wszystkie wydatki wymagają pokwitowań, chyba że zostaną zwrócone na plan dietowy - na przykład wydatki na przebieg. Wszelkie nadwyżki środków na stypendium podróżnym, które nie były potrzebne do podróży, muszą zostać zwrócone firmie w rozsądnym terminie. Wszelkie niezwrócone środki są w pełni opodatkowane.
Plan niepodlegający rozliczeniu
Plan niepodlegający rozliczeniu to taki, który nie wymaga od pracownika uwzględnienia jakichkolwiek wydatków poniesionych przy użyciu stypendium podróżnego. W ramach tego typu planu możesz wydać stypendium podróżne na wszystko, co wybierzesz, bez dokumentacji lub wyjaśnień, a nie musisz zwracać niewykorzystanej części stypendium na podróż pracodawcy. W ramach tego typu planu kwota stypendium podróżnego jest wliczona w dochód podlegający opodatkowaniu na formularzu W-2 i podlega również podatkom FICA - Medicare i Social Security.
Koszty dzienne
IRS ma procedury dotyczące zwrotu pracownikom stałej stawki na koszty podróży, takie jak posiłki, zakwaterowanie i przebieg. Na przykład w 2011 r. Stawka zwrotu kosztów IRS wynosiła 51 centów za milę. Stawka ta jest dostosowywana w oparciu o wahania cen gazu. Zgodnie z tym planem otrzymasz zwrot kosztów według standardowych stawek ustalonych przez IRS, dla których musisz podać powód biznesowy podróży i liczbę przejechanych kilometrów.
Jeśli twoje wydatki zostaną zwrócone po prostu na podstawie stawki dziennej, jest to uważane za koszt odpowiedzialny i nie podlega opodatkowaniu. Jeśli jednak przekroczysz stawkę dzienną i otrzymasz zwrot kosztów, nadwyżka jest w pełni opodatkowana. W przypadku wszelkich innych wydatków objętych stypendium podróżnym, dla którego nie obowiązuje stawka dzienna, jeśli musisz to rozliczyć, nie podlega opodatkowaniu, ale jeśli stypendium na pokrycie kosztów podróży to pokrywa, a nie jesteś zobowiązany do rozliczenia się z tego ani do zwrotu nadwyżki, kwoty te podlegają opodatkowaniu i są dodawane do dochodów.