Jak skutecznie zarządzać stowarzyszeniem kondominium

Kierowanie stowarzyszeniem kondominium nie jest łatwym zadaniem. Jako osoba zarządzająca lub firma, jesteś generalnie odpowiedzialny za utrzymanie budynków, basenów i innych obszarów wspólnych. Musisz także egzekwować zasady dotyczące tego, co właściciele domów mogą zrobić ze swoją własnością, a to może wywołać wiele kontrowersji. Według CNNMoney.com właściciele domów płacą od 100 do 10 000 dolarów rocznie, aby zamieszkać w zarządzanej społeczności, co stwarza ogromną presję na stowarzyszenie, aby było odpowiedzialne finansowo, spełniało standardy utrzymania i czystości. mieszkania własnościowe.

Efektywne zarządzanie kondominium rozpoczyna się od planowania strategicznego.

Krok

Określ kluczowe operacje, za które będziesz odpowiedzialny. Używając oprogramowania do edycji tekstu, udokumentuj obszary obowiązków stowarzyszenia kondominium. Mogą to być: konserwacja budynków, krajobrazu, basenów, pomieszczeń rekreacyjnych i innych publicznych obiektów udostępnionych; odbiór śmieci; sprzątanie awaryjne, takie jak śnieg lub lód, oraz zabezpieczenie budynku. Zanotuj inne obszary zarządzania, takie jak egzekwowanie zasad wspólnoty dla właścicieli domów, reagowanie na skargi, organizowanie regularnych spotkań stowarzyszeniowych i pobieranie opłat miesięcznych lub rocznych.

Oczekuje się szybkiego działania w przypadku służb ratunkowych.

Określ siłę roboczą potrzebną do obsługi obiektu. Buduj relacje z lokalnymi dostawcami, aby świadczyć usługi serwisowe. Przygotuj się na zatrudnienie doradcy w przypadku podjęcia działań prawnych.

Skuteczny budżet pomaga utrzymać wydatki w kolejce.

Zaplanuj dokładnie roczny budżet. Utwórz szablon w programie do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, takim jak Microsoft Excel. Rozpocznij od największego poziomu napraw - takich jak wymiana dachów - a następnie przydziel odpowiednio do usług sprzątania, wymiany asfaltu, kształtowania krajobrazu, zwalczania szkodników, ogrzewania i klimatyzacji, malowania zewnętrznego i innych. Zbadaj wszystkie jednostki, aby określić, co jest potrzebne, i pozostaw rezerwy na uwzględnienie scenariuszy katastrof naturalnych.

Utrzymuj utrzymanie, aby wzbogacić wartość mieszkania.

Udokumentuj zestaw standardów napraw i konserwacji. Ma to kluczowe znaczenie dla planowania długoterminowego utrzymania typowych operacji budowlanych. Pomyśl o tym, co stanowi „czysty”. Ustaw standard dla tego, co uznasz za niezbędne do planowania zwalczania szkodników, obsługi ogrzewania / klimatyzacji i innych regularnych czynności konserwacyjnych. Decydując o pilności niektórych napraw, zmniejszasz szansę przekroczenia budżetu. Pozwala to również skupić się na niezbędnych operacjach potrzebnych do uruchomienia społeczności.

Krok

Bądź jak najbardziej dyplomatyczny z właścicielami domów. Spory o zasady stowarzyszenia mogą szybko doprowadzić do legalnych bitew. Spotkania stowarzyszeń to otwarte fora dla właścicieli domów, w których można poruszać kwestie. Gdy skargi są zgłaszane osobiście lub na piśmie, odpowiadaj w sposób skuteczny i pełen szacunku.

Bądź odpowiedzialny finansowo, rejestrując wszystko.

Regularnie dokumentuj i oceniaj wszystkie operacje. Ocena budżetu i operacji na koniec roku pomaga określić, co zadziałało i czy trzeba zmienić podejście w przyszłym roku. Zachowaj wszystkie rachunki za konserwację, umowy prawne, informacje o ubezpieczeniach i dokumentację finansową razem w zorganizowanym systemie archiwizacji do wykorzystania w przyszłości.