Spisu treści:
Internal Revenue Service pozwala na różne plany zwrotu kosztów. Pracodawcy mogą zwracać rzeczywiste wydatki na pojazdy, korzystać ze standardowej stawki milowej IRS lub w ogóle nie zwracać kosztów. Aby być ważnym wydatkiem, firma musi zachować dowód wydatku i sprawdzić, czy mile były kierowane w celach biznesowych.
Podstawy zwrotu kosztów
IRS pozwala firmom na refundację pracownikom i innym przedstawicielom firmy podróży służbowych. Jeśli firma postępuje zgodnie z wytycznymi IRS, zwrot kosztów jest kosztem dla firmy i nieściągalną płatnością dla pracownika. Aby być ważnym wydatkiem, firma musi prowadzić ewidencję wydatków i sprawdzić, czy została wykorzystana do pracy. Aby być nieracjonalną płatnością dla pracownika, pracownik musi zgłosić wydatki w odpowiednim czasie i zwrócić wszelkie nadwyżki, które otrzyma.
IRS Standard Mileage Rate
Najprostszą metodą zwrotu kosztów dla firmy jest standardowa stawka milowa IRS. Zgodnie z tym planem pracownik i pracodawca muszą śledzić przebieg przejechanych kilometrów zamiast dokumentować rzeczywiste wydatki. Stawka ta jest okresowo aktualizowana przez IRS w celu odzwierciedlenia średniego gazu, konserwacji, napraw, ubezpieczenia, licencji, kosztów rejestracji i amortyzacji poniesionych na przejechaną milę.
Rzeczywiste wydatki
Zamiast zwrotu kosztów według standardowej stawki, firma może zwrócić faktycznie poniesione koszty pojazdu. Jest to bardziej intensywne w porównaniu do standardowej stawki IRS, ale może skutkować wyższym zwrotem kosztów, jeśli pracownik jedzie luksusowym samochodem lub kupuje drogie ubezpieczenie. Zgodnie z tą metodą pracownik oblicza całkowitą ilość gazu, koszty utrzymania samochodu, naprawy samochodu, amortyzację, opłaty licencyjne, opłaty rejestracyjne i koszty ubezpieczenia samochodu na rok. Następnie rozdziela koszty na podstawie ilości przejechanych kilometrów dla biznesu. Na przykład, powiedzmy, że pracownik przejechał swoim samochodem łącznie 10 000 mil w ciągu roku, a 5 000 z tych mil było dla biznesu. Jeśli w ciągu roku poniósł łączną kwotę 10 000 USD na wydatki związane z pojazdami, jego pracodawca może zwrócić mu kwotę 5000 USD, o ile może udokumentować wydatki.
Inne metody
System IRS umożliwia firmom zwrot kosztów przebiegu w dowolny sposób, o ile zachowują dokumentację. Niektórzy pracodawcy mogą zdecydować się na zwrot tylko rzeczywistej ilości gazu zakupionego w podróżach służbowych. Inni mogą w ogóle nie decydować się na zwrot kosztów przebiegu. Jeśli pracodawca zwróci tylko część wydatków na milę lub w ogóle nie będzie ponosił kosztów, pracownik może odpisać część bezzwrotną jako odliczenie szczegółowe na formularzu 2106, Wydatki biznesowe pracownika.