Księgi rachunkowe po prostu rejestrują kredyty i obciążenia. Korzystamy z księgi za każdym razem, gdy wprowadzamy czeki lub depozyty w książeczkach czekowych lub wpłatach i wypłatach w książeczce oszczędnościowej. Niektórzy ludzie prowadzą księgę domową. Inni prowadzą księgi firmowe dla małych firm lub międzynarodowych korporacji. Chociaż komputeryzacja uprościła pracę księgowego korporacyjnego, może być również stosowana w finansach gospodarstw domowych. Księgi komputerowe są dostępne jako freeware lub shareware, a także profesjonalne pakiety dostępne do zakupu. Tablety Ledger są dostępne w każdym sklepie z artykułami biurowymi iw większości firm stacjonarnych.
Księgi zawierają co najmniej pięć kolumn używanych do daty, szczegółów, kredytu, debetu i salda. Kolumna szczegółowa jest używana dla nazwy odbiorcy lub źródła dochodu i wszelkich notatek. Dochód lub wydatki są rejestrowane w kolumnie kredytowej lub debetowej (pozostawiając drugą kolumnę pustą), a suma bieżąca jest wprowadzana do linii bilansu. Można dodać kolumny w celu wskazania dochodu podlegającego opodatkowaniu lub kosztów uzyskania przychodów. Księgi rachunkowe powinny być przechowywane przez pewien okres --- tydzień lub miesiąc --- w zależności od liczby transakcji. Na koniec okresu sumuje się obciążenia i kredyty, a saldo końcowe sprawdza się, dodając kredyty i odejmując obciążenia od bilansu otwarcia. Saldo końcowe jest „przenoszone” jako bilans otwarcia w księdze głównej na następny okres. Pamiętaj, aby zaznaczyć każdy arkusz księgi tytułem (księga główna gospodarstwa domowego, nazwa firmy), daty okresu, w którym arkusz obejmuje i nagłówki kolumn. Jeśli potrzeba więcej niż jednej strony na pokrycie okresu aktywności, pamiętaj o oznaczeniu numerów stron dla całkowitej liczby na każdej stronie.
Księgi rachunkowe są używane przez księgowych do sporządzania bilansów, śledzenia dochodów i wydatków dla deklaracji podatkowych i przygotowywania budżetów. Aby skorzystać z tej księgi, przypisują numery kont dla każdej grupy aktywów i pasywów. Osobny numer konta może być przypisany do: dochodu z każdego źródła, czynszu, spłaty kredytu hipotecznego i pożyczki, dzierżawy komputera, wydatków szkolnych lub wszelkiego rodzaju dochodów lub wydatków, które mogą być potrzebne na koniec roku. Numeracja kont ułatwia zbieranie danych, które można wykorzystać do obliczenia podatków lub sporządzenia budżetów. Korzystając z księgi głównej, możesz przygotować budżet dla swojej firmy i gospodarstwa domowego, który może przewidzieć, jakie wydatki powinieneś zaplanować i jaki dochód możesz oczekiwać. Zachowaj oddzielne księgi rachunkowe dla kont biznesowych i osobistych, aby śledzić pieniądze i mieć pełną dokumentację dla księgowego.