Spisu treści:
- Przygotuj się na pisanie
- Zidentyfikuj się
- Wyraźnie określ swoją firmę
- Bądź grzeczny, nawet jeśli narzekasz
- Sprawdź swój list i zweryfikuj adres
- Rozważ skorzystanie z certyfikowanej poczty
Pisanie odpowiedniego listu do właściciela nie różni się zbytnio od pisania innych rodzajów listów biznesowych. Twoje listy powinny komunikować się, w sposób cywilny i uprzejmy, z twoimi obawami i oczekiwanymi rezolucjami. Dobrze napisany list może w znacznym stopniu rozwiązać wszelkie problemy, które możesz mieć z właścicielem, a nawet poprawić twoje relacje.
Przygotuj się na pisanie
Pisanie ważnego listu do kogoś wymaga wcześniejszego przygotowania. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli masz antagonistyczne relacje z właścicielem lub narzekasz na poważny, nierozwiązany problem. Nigdy nie pisz, gdy jesteś zły. Przed pisaniem poczekaj, aż będziesz spokojny. Jeśli piszesz o problemie objętym prawem najmu lub stanowym wynajmującym, sprawdź obie rzeczy przed ich napisaniem. Twój list będzie bardziej przekonujący, jeśli będziesz mógł przytoczyć statuty prawne lub klauzule dzierżawy, aby uzasadnić swoje żądania.
Zidentyfikuj się
Upewnij się, że wynajmujący wie, od kogo się słyszy, podając swoje nazwisko i adres w swoim liście. Jeśli znajdujesz się w budynku lub kompleksie, który ma nazwę, użyj również tego. Jeśli chcesz uzyskać szybką odpowiedź od właściciela, podaj swój numer telefonu i adres e-mail, a wynajmujący powinien wiedzieć, kiedy jest najlepszy czas, aby zadzwonić.
Wyraźnie określ swoją firmę
Wyraźnie wyjaśnij cel listu i jakie działania, jeśli w ogóle, chcesz, aby twój właściciel przyjął. Jeśli wnioskujesz o naprawę, podaj to w swoim liście i poinformuj wynajmującego, kiedy będzie dobry czas na zaplanowanie wizyty konserwacyjnej. Jeśli informujesz wynajmującego, że nie będziesz przedłużać dzierżawy, wyjaśnij to w pierwszych kilku zdaniach, a następnie poinformuj właściciela o terminie przeniesienia i nowym adresie, aby wiedział, gdzie wysłać depozyt.
Bądź grzeczny, nawet jeśli narzekasz
Łatwo jest być sfrustrowanym wynajmującym, który ignoruje powtarzające się prośby o naprawę lub odmawia zajęcia się hałaśliwymi sąsiadami. Mimo to ważne jest, aby być grzecznym i rozsądnym. Twój właściciel może uznać niegrzeczność lub sarkazm za uzasadnienie ignorowania twojego listu lub nawet nieodnowienia dzierżawy. Podejmij podejście „tylko fakty” przy rozwiązywaniu problemów i żądaniu rezolucji.
Sprawdź swój list i zweryfikuj adres
Błędy ortograficzne i interpunkcyjne szkodzą wiarygodności Twojego listu. Przejrzyj swój list i przeczytaj go na głos, aby upewnić się, że dobrze płynie. Poproś znajomego lub członka rodziny o przeczytanie listu. Potrafi dostrzec błędy, które przegapiłeś i przekazać informacje zwrotne na temat jasności i tonu listu.
Rozważ skorzystanie z certyfikowanej poczty
Certyfikowana poczta zapewnia dowód wysłania i dowód dostawy lub próbę doręczenia. Posiadanie dowodu Twojej komunikacji może być pomocne, jeśli sytuacja się nasila. W niektórych miejscach do wysyłania określonych rodzajów listów do właściciela musisz używać poczty certyfikowanej. Na przykład w Maryland najemca ma prawo być obecny podczas kontroli przeprowadzki właściciela, jeśli powiadomi swojego właściciela o swoim nowym adresie za pośrednictwem poświadczonej poczty 15 dni przed przeprowadzką.