Spisu treści:
Kiedy pracownik podróżuje w interesach, prawdopodobnie ma pewne wydatki podlegające odliczeniu. Aby uprościć rachunkowość, Internal Revenue Service pozwala pracodawcom płacić i odliczać stawki dzienne; szef musi tylko śledzić standardowe dzienne stawki za jedzenie, zakwaterowanie i inne wydatki, zamiast prosić pracowników o wniesienie rachunków za rzeczywiste koszty. Jeśli pracodawca nie zwróci pracownikowi, pracownik może odliczyć rzeczywiste wydatki lub standardowe stawki dzienne.
Zwroty i dochód
W opinii IRS pracownik, który otrzymuje dietę dzienną za podróż służbową, otrzymuje zwrot kosztów od pracodawcy. Wszelkie diety dzienne wykraczające poza wydatki zgłaszane przez pracownika to dochód i są zgłaszane w formularzu W-2 pracownika. Jeśli wynagrodzenie pracownika obejmuje koszty podróży służbowych, nie ma zwrotów kosztów, potrąceń ze strony pracownika i żadnych dodatkowych dochodów zgłaszanych do IRS.
Wysokie niskie stawki
Diety są ustalane przez IRS. Pracownik objęty tymi dodatkami nie musi śledzić indywidualnych wydatków, chociaż musi udokumentować czas, miejsce i cel podróży. Pracodawcy mogą również stosować stawki „niskie niskie”, które stanowią wyższe wydatki w niektórych obszarach, takich jak Alaska lub Hawaje. Jeśli wysokie stawki są wykorzystywane do podróży jednego pracownika, muszą być ponownie wykorzystane na wszystkie inne podróże tego pracownika w ciągu roku podatkowego. Niektóre stawki niskie są sezonowe, co oznacza, że mają zastosowanie tylko w okresach „sezonu wysokiego” w ciągu roku w niektórych lokalizacjach: na przykład w Sedonie, Arizonie, w marcu i kwietniu lub w Miami w sezonie turystycznym od stycznia do marca.
Odliczenia pracowników
W przypadku pracowników IRS ustala standardowe stawki za niektóre koszty podróży służbowych. W przypadku posiłków standardowa dieta dzienna różni się w zależności od celu podróży. Standardowa stawka za milę obejmuje również korzystanie z pojazdu w celach służbowych, co pozwala pracownikom uniknąć śledzenia gazu, ubezpieczenia, parkowania, opłat drogowych i wszystkich innych kosztów dodatkowych związanych z korzystaniem z samochodu lub ciężarówki. Pracownicy wyszczególniają i żądają tych wydatków, zarówno standardowych, jak i rzeczywistych, na formularzu 2106. Suma pojawia się na liście A, która zawiera wszystkie wyszczególnione potrącenia dla poszczególnych zwrotów. Tylko kwota przekraczająca 2 procent skorygowanego dochodu brutto podlega odliczeniu.
Stawki za rok podatkowy
W roku fiskalnym 2015, począwszy od 1 października 2014 r., Stawki dzienne pracodawcy osiągnęły 172 USD za zakwaterowanie i wyżywienie; diemy za obszary o wysokich kosztach wyniosły 259 USD. Zwroty te nie podlegają podatkowi potrącanemu z podatku dochodowego ani podatkom od wynagrodzeń, ani nie są zgłaszane w W-2. Stawki dzienne za zakwaterowanie nie są dostępne dla osób prowadzących działalność na własny rachunek, ale mogą one korzystać z jednego standardowego dodatku na posiłki, a inne z tytułu dodatkowych kosztów w dniach, w których nie korzystają z dodatku na posiłki. Zgłaszają te i wszelkie rzeczywiste wydatki jako potrącenia na Schedule C. Te same zasady dotyczą każdego, kto posiada znaczącą własność firmy, co IRS określa jako 10 procent lub więcej.