Spisu treści:
W trakcie relacji pracownika z pracodawcą może być wymagana zmiana klasyfikacji statusu podatkowego. Często firma zatrudnia pracowników na podstawie umowy. Jeśli związek staje się regularny i trwa, firma może potrzebować przekształcić pracownika z niezależnego wykonawcy w pracownika najemnego. Niewłaściwe sklasyfikowanie pracownika jako pracownika i zapłacenie wymaganych podatków od wynagrodzeń może narazić firmę na kary. Kiedy następuje konwersja, zarówno pracodawca, jak i pracownik mają pewne obowiązki.
Krok
Zapoznaj się z wytycznymi dotyczącymi usług wewnętrznych, jeśli pracownik powinien być traktowany jako pracownik, a nie jako niezależny wykonawca (patrz Zasób 1). Zidentyfikuj wszystkich wykonawców, którzy pracowali dla ciebie, którzy otrzymają 1099 na koniec roku podatkowego i muszą zostać zamienieni na W-2 na podstawie tych samych wytycznych.
Krok
Powiadom wykonawcę na piśmie o natychmiastowej potrzebie przekształcenia go w pracownika i jakie informacje identyfikacyjne są potrzebne do wprowadzenia tej zmiany. Udokumentuj datę i godzinę, kiedy te rekordy zostały utworzone w pliku pracownika. Użyj poświadczonej przesyłki pocztowej z wystarczającą opłatą pocztową, jeśli wyślesz zawiadomienie drogą pocztową. Zachowaj pokwitowanie opatrzone pieczęcią przez pocztę amerykańską w swoich dokumentach jako legalny „dowód wysłania”.
Krok
Skonfiguruj nowy plik pracownika w bazie danych pracowników i systemie nagrywania. Klasyfikuj wykonawcę, który jest konwertowany jako wynagrodzenie, zwolnienie z wynagrodzenia lub zwolnienie godzinowe, w zależności od rodzaju wykonywanej pracy i poziomu odpowiedzialności pracownika. Skorzystaj z komputera i dostępu do Internetu, aby przejrzeć wytyczne Departamentu Pracy USA oparte na ustawie o uczciwych standardach pracy (patrz Zasób 2).
Krok
Ustal harmonogram wynagrodzeń współmierny do rodzaju regularnej klasyfikacji pracowników, jaką stanie się wykonawca. Ustalenie wyzwalaczy płatności za nadgodziny po 40 godzinach pracy w tygodniu, jeśli nowy pracownik ma być pracownikiem godzinowym.
Krok
Wymagaj od nowego pracownika wypełnienia formularza W-4, podając indywidualne informacje i zwolnienia podatkowe, które należy obliczyć przy ustalaniu podatków u źródła. Wprowadź nowego pracownika do bazy danych pracowników i systemu pomiaru czasu według potrzeb.
Krok
Wygeneruj wypełniony formularz W-2 dla nowego pracownika przed 31 stycznia za poprzedni rok podatkowy, podając wynagrodzenie, potrącone podatki i inne informacje wymagane w formularzu. Wyślij cztery kopie pracownikowi w celu spełnienia różnych wymogów podatkowych. Zachowaj jeden egzemplarz do własnych zapisów biznesowych i wyślij jedną kopię do Urzędu Skarbowego i urzędów stanowych lub gminnych, jeśli dotyczy.