Spisu treści:
- Koszty biznesowe pracowników
- Plany odpowiedzialne i niezawinione
- Wydawanie czeków w ramach planu odpowiedzialności
- Przetwarzanie listy płac dla planów niepodlegających rozliczeniu
Internal Revenue Service pozwala pracodawcom zwracać pracownikom koszty biznesowe związane z pracą. Zgodnie z planem rozliczania zwrot kosztów jest zwolniony z podatku dla pracownika. Jeśli jest to plan nie podlegający rozliczeniu, płatności uważa się za płace. Jeśli zwroty są wydawane za pomocą listy płac, oznacza to, że są częścią planu niepodlegającego rozliczeniu, a pracownik zapłaci podatki od zwrotów.
Koszty biznesowe pracowników
Jako przedstawiciele firmy pracownicy zazwyczaj ponoszą koszty pracy podczas pracy. Kierowanie samochodem na spotkanie z klientem, odbieranie niektórych materiałów biurowych lub zabieranie klienta na lunch to wszelkie wydatki biznesowe, które mogą zostać zwrócone przez pracodawcę. Aby udokumentować i uzasadnić wydatki, pracownicy powinni zapisywać kopie pokwitowań przy dokonywaniu zakupów biznesowych. IRS umożliwia pracodawcom zwrot kosztów pracownikom za milę na podróż samochodem, dzięki czemu pracownicy mogą prowadzić szczegółowy dziennik podróży służbowych, a nie zapisywać rachunki za gaz.
Plany odpowiedzialne i niezawinione
Gdy pracodawcy zwracają pracownikom koszty pracy, robią to na podstawie planu odpowiedzialności lub planu nie podlegającego rozliczeniu. Plan rozliczeniowy to taki, w którym pracownik zapewnia terminową dokumentację wydatków i zwraca wszelkie nadwyżki zwrotów. Pracodawca sprawdza, czy wydatek miał połączenie biznesowe i zachowuje kopię dokumentacji. Zgodnie z planem rozliczania zwrot kosztów nie jest przychodem. Zamiast tego jest to bezcłowy zwrot kosztów dla pracownika.
Wydawanie czeków w ramach planu odpowiedzialności
Jeśli masz plan rozliczania się, zwrot kosztów nie powinien być przetwarzany przez listy płac. Zamiast tego poproś pracowników, aby okresowo gromadzili dokumentację wydatków, a następnie wystawiali czek na zwrot kosztów. Płatności te powinny być rejestrowane jako wydatki firmy. Na przykład, jeśli wycinasz pracownikowi czek na zwrot kosztów za 50 USD, 50 USD powinno być rejestrowane jako koszt przebiegu. Twoja firma będzie mogła odpisać te wydatki na swoje zeznanie podatkowe, więc zachowaj kopie formularzy przebiegu i paragonów, aby uzasadnić wydatek.
Przetwarzanie listy płac dla planów niepodlegających rozliczeniu
Jeśli pracodawca nie przestrzega zasad planu odpowiedzialności, działa w ramach planu niepodlegającego rozliczeniu. Czasami pracodawca celowo wdraża nieuwzględniony plan, aby zminimalizować prowadzenie dokumentacji. Na przykład firma może zdecydować się na przekazanie pracownikom 500 USD na pokrycie kosztów żywności i kosztów przebiegu rocznego szkolenia biznesowego i nie wymagać pokwitowań. W takim przypadku zwrot kosztów jest faktycznie uznawany za wynagrodzenie, a pracownicy płacą od nich podatki.
Ponieważ są one uważane za płace, zwrot kosztów w ramach planu niepodlegającego rozliczeniu powinien być przetwarzany za pomocą listy płac. W ten sposób pracodawca może wstrzymać podatki federalne, stanowe i płacowe. Pod koniec roku zwrot kosztów będzie zgłaszany jako wynagrodzenie w formularzu pracownika W-2.