1099 zasad zwrotu kosztów dla podwykonawcy

Niezależni wykonawcy, konsultanci i freelancerzy napotykają wiele wyzwań zawodowych, w tym opanowanie skomplikowanych przepisów podatkowych. Zwrot ważnych wydatków biznesowych zwykle nie podlega opodatkowaniu wykonawcy, przy założeniu, że spełnia on zasady odpowiedniej księgowości i prowadzenia dokumentacji.

Niezależni kontrahenci często działają jako ich własni doradcy podatkowi przy poruszaniu się po zasadach odliczeń i zwrotów.

Kontrahenci kontra pracownicy

Niezależni kontrahenci różnią się od pracowników pod względem podatkowym. Ogólnie rzecz biorąc, IRS analizuje, która ze stron ma ostatecznie kontrolę nad produktem pracy i kto jest decydentem w celu ustalenia, czy ktoś jest pracownikiem czy wykonawcą, chociaż IRS może rozważyć wszelkie istotne fakty i okoliczności. Wykonawcy otrzymują uzgodnione opłaty za usługi świadczone na rzecz klienta bez żadnych potrąceń dla celów podatkowych. Firmy płacące niezależnemu kontrahentowi 600 USD lub więcej za usługi świadczone w ciągu roku muszą dostarczyć wykonawcy formularz 1099-MISC do 31 stycznia następnego roku. Klienci mogą zwrócić kontrahentom uzasadnione wydatki biznesowe, ale w przypadku dużych ilości wydatków wskazanych IRS wykonawca był faktycznie pracownikiem do celów podatkowych w orzeczeniu w sprawie dochodów 55-144.

Odpowiednia rachunkowość

Aby otrzymać zwrot kosztów poniesionych w imieniu klienta, wykonawca dostarcza fakturę z odpowiednim rozliczeniem wydatków dla klienta. Ogólnie odpowiednia rachunkowość obejmuje szczegółową listę wydatków i wpływów, jeśli zażąda tego klient. Zakładając, że klient zwróci ważne wydatki biznesowe, wykonawca nie zgłosi zwrotu jako dochodu, ani nie potrąci wydatków jako kosztów działalności. Zwrot nie zostanie odzwierciedlony na formularzu wykonawcy 1099-MISC.

Niewystarczająca rachunkowość

Jeśli wykonawca zaniedbuje dostarczenie klientowi szczegółowej listy wydatków biznesowych, zwrot kosztów, jeśli zostanie zapłacony, jest uwzględniany jako dochód wykonawcy na formularzu 1099-MISC. Zakładając, że wykonawca zachował wystarczającą dokumentację wydatków, może odliczyć wydatki na liście C formularza 1040.

Ewidencjonowanie

Podatnik ubiegający się o odliczenie - wykonawca lub pracodawca - musi uzasadnić koszty prowadzenia działalności. Zapisz paragony lub zapisy wydatków, takie jak anulowane czeki lub wyciągi z karty kredytowej. Ponadto udokumentuj szczegóły każdego wydatku, w tym cel biznesowy i zaangażowane strony - na przykład uczestników posiłku. Również zanotuj datę wydatków; gdzie wydatek został poniesiony, w tym miejsce i miasto, jeśli jest to koszt podróży; oraz szczegółową listę każdego wydatku.

Podwykonawcy

Czasami niezależni kontrahenci zatrudniają podwykonawców w celu wypełnienia pewnych zadań, które mogą zostać zakwalifikowane jako pracownicy lub kontrahenci do celów podatkowych. W takich przypadkach pierwotni wykonawcy stają się pracodawcami i muszą przestrzegać tych samych zasad regulujących zwrot kosztów, choć z innej perspektywy.